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Vom Startwagen bis zur Rechnung: ein Flugtag in FlightOrga
Ein Samstag im August, 42 Starts, vier Flugzeuge. Was dabei erfasst wird, was daraus von selbst entsteht und an welcher Stelle jemand noch etwas tun muss.
Der beste Test für eine Vereinsverwaltung ist kein Funktionsvergleich, sondern ein ganz normaler Flugtag. Also gehen wir einen durch, von 9 Uhr bis zu dem Moment, in dem die Rechnungen rausgehen.
9:10 Uhr: der erste Start
Am Startwagen steht ein Tablet. Flugzeug, Pilot, Startart: drei Angaben, dann läuft die Zeit. Beim nächsten Schulstart bleiben Flugzeug, Startart und Fluglehrer stehen, nur der Name wechselt. Das klingt nach einer Kleinigkeit, macht aber über 42 Starts den Unterschied zwischen „wird gemacht“ und „wird abends abgetippt“.
Wenn das Netz am Platz schlecht ist, ist das kein Sonderfall, sondern der Normalfall. Die Startkladde funktioniert offline und schickt nach, sobald wieder Empfang da ist.
13:30 Uhr: der Gast
Ein Bekannter aus dem Nachbarverein fliegt mit. Er ist kein Mitglied und soll auch keins werden. Für ihn gibt es eine Tagesmitgliedschaft. Er bekommt keinen Mitgliedsdatensatz, der danach jahrelang in der Liste steht, sondern genau das, was er braucht: einen Eintrag für diesen Tag und eine Abrechnung darüber.
18:45 Uhr: Feierabend
Hier ist der Tag vorbei. Nicht „bis auf die Kladde“, sondern vorbei. Die Flüge stehen im Hauptflugbuch, jedes Mitglied sieht seine eigenen Flüge in seinem Flugbuch, und die Flugzeiten der Maschinen sind fortgeschrieben, inklusive der Stunden bis zur nächsten Nachprüfung.
Ende des Monats: der eine Klick
Der Rechnungslauf nimmt genau diese Flüge. Er weiß, welcher Preis für welches Mitglied gilt. Jugendliche zahlen einen anderen Satz als Vollzahler, und für einzelne Flugzeuge lassen sich eigene Preise hinterlegen. Herauskommt für jedes Mitglied eine Rechnung, die sich aus den einzelnen Flügen erklärt, nicht aus einer Summe.
Für den Einzug gibt es zwei Wege, und beide brauchen keinen Zahlungsdienstleister: eine SEPA-Lastschriftdatei, die man bei der Bank hochlädt, oder eine CSV-Liste. Wer lieber per Zahlungslink kassiert, kann das, muss aber nicht.
Was jemand trotzdem tun muss
Ehrlichkeitshalber: Der Rechnungslauf entsteht nicht aus dem Nichts. Jemand muss einmal die Preise pflegen, die Kostenstufen der Mitglieder setzen und die Mandate der Lastschriften hinterlegen. Das ist ein Nachmittag, kein Dauerzustand. Aber es ist ein Nachmittag.
Danach ist der Monatsabschluss das, wonach er hier klingt: nachsehen, ob alles plausibel ist, und auslösen. Der Rest ist im August schon passiert, draußen am Startwagen.
